Um grande desafio de uma indústria de manufatura é sincronizar o suprimento de matérias-primas e materiais indiretos com a demanda pelos produtos acabados. O sincronismo é importante para encantar o cliente, quando e onde ele precisa e manter a indústria saudável financeiramente e a equipe satisfeita, afinal são pessoas nos dois lados da mesa: oferta e demanda.
Para endereçar este relevante assunto de sincronismo, são aplicados vários processos na cadeia de suprimentos. Desde o planejamento da demanda (veja também nosso artigo sobre esse tema) até a programação mestre da produção e logística de distribuição.
Trago um exemplo, onde atuamos em uma indústria de manufatura, em ambiente MTO (make-to-order), que compra tintas importadas para impressão especial. Foi apresentado o modelo de decisão atual para autorização da importação e não era de se espantar que a decisão partia do dono da empresa e de alguns números fixos. Vamos olhar o cenário inicial:
Fornecedor: empresa no Brasil recebia o pedido e fazia a importação, sem manter estoque local;
Lead time: 3 meses
Origem: Alemanha
Quantidade mínima (Lot size):
Branco: 8 bags | Preta: 2 bags | Amarelo: 4 bags | Cyan: 4 bags | Magenta: 4 bags
Cálculo do pedido: periódico, mensal.
Quantidade do pedido: o consumo do mês anterior mais a quantidade mínima.
Janela para pedido: até dia 20.
Ao olhar o estoque, nos deparamos com uma quantidade enorme de tintas, com data de validade e sem gestão. Na mesma semana, bloqueamos a importação e convencemos a empresa que não haveria importação naquele mês. Ufa! Alguns milhares de dólares economizados, logo na primeira semana de trabalho.
Assumimos esta situação específica como um problema crônico e iniciamos o trabalho para sincronizar a demanda por impressões com as tintas importadas. Adequamos uma matriz de programação mestre, para ganhar o buy-in do executivo e usá-la como referência para as futuras compras, conforme exemplo abaixo:
Esta matriz foi expandida para as outras cores.
Conversamos com o elo mais importante desta cadeia de suprimentos: o fornecedor. Negociamos melhores condições de fornecimento e conseguimos reduzir o lead time para 2 meses, acertamos a quantidade mínima do pedido (Lot size) para 1 bag e excluímos a janela para colocação do pedido.
A primeira pergunta foi: quantas impressões queremos fazer nos próximos 3 meses? E nos próximos 6 meses? Aqui iniciamos uma preparação para o S&OP, mas este é um tema para outro artigo.
As respostas começaram a gerar a demanda, que foi desagregada em cada tinta. No primeiro mês, implementamos a fórmula da previsão conhecida como suavização exponencial.
Previsão suavização exponencial = (α x última demanda) + [(1-α) x última previsão]
Onde α é a constante de suavização aplicada à última demanda, em forma de percentual, variando de 1% a 99%
Para definirmos o valor para a constante α, utilizamos reuniões de consenso, com o time de design, vendas, executivo, operação e compras. Sim, compras! Acrescentamos ao cálculo da previsão, a média móvel dos últimos 3 meses de demanda, como “última demanda”. Também definimos as premissas, como exemplo abaixo:
Estas premissas foram atualizadas a cada mês e tivemos dados para calcular os erros de previsão e afinarmos os cálculos. Funcionou!
Apresentamos os cálculos para definição do estoque de segurança (safety stock) e ajustamos a quantidade conforme a reunião de consenso.
Até aqui já tínhamos apresentado um saving projetado e um belo fluxo de caixa, sem a necessidade de despender milhares de dólares todos os meses.
Realizamos este trabalho para todos os outros insumos e matérias-primas, sempre com a prioridade de escutar os fornecedores e entender a cadeia de suprimentos.
Com planejamento claro e envolvente, gestão de compras eficaz, gestão de estoque rigorosa, gestão da operação centrada no cliente, gestão atenta aos desvios e um relacionamento de colaboração com os principais fornecedores é possível encantar os clientes e manter a empresa saudável financeiramente e a equipe com a moral elevada.
Excelência no planejamento e execução impecável é igual a clientes satisfeitos e fiéis.
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Texto elaborado pelo consultor Marcos Augusto Vassoler.